Lösung · CRM für kleine B2B-Teams
CRM für kleine Unternehmen. Jeder Deal mit Herkunft.
weTrace (wetrace.com) ist eine privacy-first Marketing-Suite für Firmen im DACH-Raum, die Anfragen und Leads gewinnen. Das CRM in weTrace ist ein CRM für kleine Unternehmen im B2B: Pipeline, Deals, Aufgaben und Lead-Score. Jeder Lead kommt mit Kampagne, Keyword und den Seiten, die er vorher besucht hat. Der Vertrieb sieht, woher ein Lead kommt.
Scale ab 2.160 € pro Monat, bei Jahreszahlung Alle Preise
- Pipeline mit Lead- und Deal-Stufen
- Herkunft bis zum Keyword je Lead
- Lead-Score mit eigenen Schwellen
- Leads aus Formular, Funnel, Termin und Meta Lead Ads
Die Kontaktliste kennt Namen, aber keine Herkunft.
In kleinen Firmen führt der Vertrieb Leads in einer Tabelle oder in einem CRM ohne Verbindung zur Website. Was ein Lead vorher getan hat, sieht dort niemand.
Der Lead kommt ohne Vorgeschichte.
Im CRM steht ein Name mit E-Mail-Adresse. Welche Anzeige, welches Keyword und welche Seiten davor lagen, fehlt.
Mit weTrace: Im CRM von weTrace stehen Kanal, Kampagne, Keyword und Klick-ID am Lead, dazu Sitzungen und besuchte Seiten.
CRM
Marketing und Vertrieb streiten über Leadqualität.
Das Marketing zählt Formulare, der Vertrieb zählt Abschlüsse. Ohne gemeinsame Zahl bleibt der Streit Meinungssache.
Mit weTrace: Ein Lead-Score aus Besuchen, Conversions und Reaktionen auf Mails, dazu Regeln für MQL und SQL je Website.
CRM
Neue Leads bleiben liegen.
Anfragen landen in einem Postfach, das gerade niemand liest. Bis jemand anruft, hat der Interessent womöglich woanders gefragt.
Mit weTrace: Neue Leads verteilt weTrace auf Wunsch reihum an dein Team, wenige Minuten nach dem Eingang. Eine CRM-Automation kann dazu eine Aufgabe anlegen.
CRM
Der gewonnene Deal kehrt nie zur Kampagne zurück.
Der Vertrieb schließt ab, das Marketing erfährt davon nichts. Welche Kampagne Umsatz bringt, bleibt geschätzt.
Mit weTrace: Gewonnen oder verloren markierst du mit Grund und Wert. Über den Lead bleibt der Deal mit Kampagne und Keyword verbunden.
CRM
Doppelte Kontakte verfälschen die Zahlen.
Dieselbe Person kommt über Formular und Termin zweimal ins System. Leads je Quelle und Kosten je Lead stimmen dann nicht mehr.
Mit weTrace: Doppelte Leads wählst du in der Lead-Liste aus und führst sie zusammen. Je Feld entscheidest du, welcher Wert bleibt.
CRM
Passt zu dir, wenn …
- zwei bis fünf Personen im Vertrieb Leads bearbeiten, die über die Website kommen,
- du heute mit einer Tabelle oder einem CRM ohne Website-Daten arbeitest,
- Marketing und Vertrieb eine gemeinsame Sicht auf Leads brauchen,
- Formulare, Funnels und Termine ohnehin über weTrace laufen sollen.
Passt nicht, wenn …
- dein großes CRM mit vielen Anbindungen bleiben soll, dann bindest du es über Connect ab Enterprise an,
- du ein Ticket-System für den Kundenservice suchst,
- du Endkunden eines Online-Shops verwaltest.
Was braucht ein CRM für kleine Unternehmen im B2B?
Ein CRM für kleine Unternehmen braucht eine Pipeline mit klaren Stufen, Aufgaben mit Erinnerung und zu jedem Lead die Herkunft. Dazu eine gemeinsame Zahl für Marketing und Vertrieb.
Das CRM in weTrace hat Pipelines mit Lead- und Deal-Stufen, Deals mit Produkten und Wert, Aktivitäten, Notizen und Erinnerungen. Schlagwörter, eigene Felder und gespeicherte Ansichten ordnen die Liste.
Gewonnen oder verloren hältst du mit Grund fest. Eine gewichtete Pipeline fasst offene Deals mit erwartetem Abschlussdatum zusammen.
- Pipeline mit Lead- und Deal-Stufen
- Deals mit Produkten und Wert
- Aufgaben, Notizen und Erinnerungen
- Import und Export als CSV oder JSON
Ab Scale.
Wie kommt die Herkunft eines Leads ins CRM?
Die Herkunft kommt automatisch ins CRM. Formulare, Funnels und Buchungen in weTrace übernehmen die Herkunft der Sitzung mit der Anfrage, bis zum Keyword.
Fünf Wege führen ins selbe CRM: Formulare und Funnels aus weTrace, bestehende Website-Formulare, Webhook und Zapier, Meta Lead Ads und die Eingabe von Hand. Leads aus einem Telefonat legst du von Hand an.
Im Profil stehen Kanal, Kampagne, Keyword und Klick-ID, dazu Sitzungen und besuchte Seiten vor der Anfrage. Diese Herkunft bleibt am Lead, bis der Deal entschieden ist.
Ab Scale. Meta Lead Ads direkt oder per Zapier.
Wie erkennst du, welcher Lead warm ist?
Ob ein Lead warm ist, zeigt der Lead-Score. weTrace rechnet ihn laufend aus Besuchen, Seitenaufrufen, Conversions, Mail-Reaktionen und Kontaktangaben, die Schwellen setzt du selbst.
Die Punkte je Signal stellst du ein, etwa für eine Sitzung, eine Conversion oder einen Klick in einer Mail. Kürzlich aktive Leads bekommen einen Bonus, offene Deals zählen mit.
Für MQL und SQL legst du je Website Regeln fest. MQL steht für einen Lead, den das Marketing für reif hält, SQL für einen, den der Vertrieb annimmt. Eine KI-Zusammenfassung fasst auf Knopfdruck zusammen, was ein Lead bisher getan hat.
Ab Scale.
Wie verhinderst du, dass Leads liegen bleiben?
Gegen liegengebliebene Leads helfen in weTrace Verteilung und Automationen. Neue Leads gehen auf Wunsch reihum ans Team, Automationen legen Aufgaben an und melden neue Leads.
Die Verteilung reihum schaltest du je Workspace ein. Sie nimmt Leads aus Funnels, Formularen, Landingpages, Webhooks, Meta Lead Ads und Buchungen und greift wenige Minuten nach dem Eingang. Wer abwesend ist, nimmst du aus dem Kreis heraus, manuelle Zuweisungen gehen immer vor.
Automationen reagieren auf einen neuen Lead, eine Buchung, einen Stufenwechsel, Tage ohne Aktivität oder einen Deal über einem festgelegten Wert. Dann legt weTrace eine Aufgabe mit Fälligkeit an, weist den Lead zu, setzt ein Schlagwort oder ändert Stufe oder Priorität. Dazu kommen eine Nachricht in der App und, für Kontakte mit Werbe-Einwilligung, der Start einer Mail-Serie.
Aufgaben und Erinnerungen stehen in derselben Oberfläche wie der Lead. Überfällige Aufgaben siehst du auf einen Blick.
- Verteilung reihum an das Vertriebsteam
- Automationen für Aufgabe, Zuweisung und Nachricht
- Aufgaben mit Fälligkeit und Erinnerung
- Überfällige Aufgaben im Blick
Ab Scale.
Kann der Vertrieb Leads direkt aus dem CRM anschreiben?
Ja, der Vertrieb schreibt Leads aus dem CRM über das eigene Postfach an. Die Mail geht von deiner Adresse raus, weTrace hält sie im Verlauf des Leads fest.
Für den Versand verbindest du dein Postfach per SMTP, Antworten und Rückläufer holt weTrace auf Wunsch per IMAP ab. Vorlagen sparen Tipparbeit, Platzhalter füllt weTrace aus dem Lead. Ohne verbundenes Postfach öffnet sich die Mail in deinem eigenen Mailprogramm.
Im Verlauf des Leads siehst du, ob eine Mail gesendet, geöffnet, geklickt oder zurückgewiesen wurde. Serien und Kampagnen an viele Leads laufen über das Modul für E-Mail-Nachrichten.
Ab Scale.
Was ein CRM mit Herkunft zählen sollte
Ein CRM zählt nicht Kontakte, sondern Fortschritt. Leg fest, welche Stufe für Marketing und Vertrieb als Ergebnis gilt.
Was bei dir als Ergebnis zählt
| Ergebnis | Wo es entsteht | So zählt weTrace |
|---|---|---|
| Neuer Lead | Formular, Funnel, Buchung, Meta Lead Ads, Webhook oder Eingabe von Hand | Lead mit Kanal, Kampagne und Keyword, Leads von Hand ohne Website-Besuch |
| MQL | Regel je Website, etwa Formular plus Besuch der Preisseite | Stufe am Lead, der Score als Grundlage |
| SQL | Der Vertrieb nimmt den Lead an | Stufenwechsel im Verlauf des Leads |
| Gewonnener Deal | Deal im CRM als gewonnen markiert | Mit Wert und Grund, über den Lead mit der Kampagne verbunden |
| Verlorener Deal | Deal als verloren markiert | Mit Verlustgrund für die spätere Auswertung |
Welche Conversions als Lead zählen, legst du in Outcomes fest. Die Regeln für MQL und SQL stellst du im CRM je Website ein.
Drei Messfehler, die dich Ergebnisse kosten
Leads von Hand landen ohne Quelle.
Leads aus Telefonaten oder von der Messe kommen ohne Website-Besuch ins CRM. Ohne Kennzeichnung lässt sich später nicht zählen, was die Messe gebracht hat. Markiere sie mit einem Schlagwort wie „Messe Herbst“ und werte sie getrennt aus.
Verloren ohne Grund.
Wird ein Deal ohne Grund als verloren markiert, lernt das Marketing nichts daraus. Pflege Verlustgründe als feste Auswahl. Dann lässt sich zählen, woran Deals scheitern und aus welchen Quellen diese Leads kamen.
Importierte Leads verzerren die Quellen.
Leads aus dem alten CRM kommen ohne Sitzung und ohne Kampagne. Mischt man sie in die Auswertung neuer Leads, sinkt der Anteil jeder Quelle. Markiere Importe mit einem Schlagwort und werte sie getrennt aus.
Frag WYSR in deinen Worten.
WYSR ist der KI-Analyst in weTrace. Er antwortet mit dem Ergebnis zuerst, Fachwörter in Klammern, mit Quelle und Zeitraum aus deinem Workspace.
- Woher kamen die Leads, aus denen im Oktober Deals wurden?
- Welche Leads sind gerade heiß und noch niemandem zugewiesen?
- Wie viele Leads aus Google Ads hat der Vertrieb als SQL angenommen?
- Woran scheitern unsere Deals am häufigsten?
Was du heute zusammensuchst, steht an einem Ort.
Vieles, was heute in getrennten Werkzeugen, Plugins und Tabellen steckt, liegt in weTrace auf einem Datenmodell. Die rechte Spalte zeigt, ab welchem Tarif es dazukommt.
| Heute im Einsatz | Mit weTrace | Ab Tarif |
|---|---|---|
| Excel-Tabelle der Anfragen | CRM mit Pipeline, Aufgaben und Herkunft je Lead | Scale |
| Einfaches CRM ohne Website-Daten, z. B. Pipedrive | CRM mit Sitzungen und besuchten Seiten je Lead | Scale |
| Zapier-Kette vom Formular ins CRM | Formulare, Funnels und Buchungen liefern direkt ins CRM | Scale |
Bestehende Werkzeuge kannst du parallel weiterlaufen lassen und Schritt für Schritt umziehen.
Klein anfangen. Wachsen, ohne neu anzufangen.
weTrace ist in Stufen aufgebaut. Du startest mit dem, was du heute brauchst. Kommen Budget, Kanäle oder Mitarbeitende dazu, wechselst du in die nächste Stufe, und deine bisherigen Daten bleiben erhalten.
Stufe 1: Scale · Vertrieb im selben System
ab 2.160 € pro Monat, bei Jahreszahlung · 2.700 € bei monatlicher Zahlung
Für dich, wenn zwei bis fünf Personen Leads bearbeiten und Anfragen über bis zu zwei Websites kommen.
- CRM mit Pipeline, Deals, Lead-Score, Verteilung und Automationen
- Formulare, Funnels, Termine und E-Mail
- 2 Domains, 5.000 Besucher am Tag, 5 Nutzer
Stufe 2: Enterprise · CRM im Verbund
ab 3.120 € pro Monat, bei Jahreszahlung · 3.900 € bei monatlicher Zahlung
Für dich, wenn bis zu zehn Personen im CRM arbeiten oder Daten mit anderen Systemen getauscht werden sollen.
- 10 Nutzer, 5 Domains, Besucher ohne Grenze
- Connect: CRM-Sync, Webhooks, API und MCP
Ein Datenmodell für jede Stufe. Beim Wechsel kommen Module dazu. Was du bis dahin gemessen hast, bleibt in deinem Workspace. Tarife vergleichen
Woran du merkst, dass die Zahlen stimmen.
Jede Zahl mit Beleg
- Jede Zahl trägt Quelle und Zeitraum, in Dashboard und WYSR.
- Hochrechnungen bleiben als Hochrechnung markiert.
- Was weTrace in Werbekonten ändert, steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll.
- Lücken werden gezeigt, nicht geglättet.
Datenschutz
Deine Daten bleiben in Deutschland und der Schweiz.
Der Cookie-Banner ist inklusive, wer ablehnt, wird nur anonym gezählt. weTrace unterstützt dich bei der Umsetzung der DSGVO, eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Fragen und Antworten
Stand: 8. November 2026
Ist das CRM von weTrace für kleine Unternehmen gedacht?
Ja, das CRM von weTrace ist für kleine B2B-Teams gebaut, die Leads über Website, Anzeigen und Funnels gewinnen. Es bringt Pipeline, Deals, Aufgaben, Lead-Score, Automationen und Verteilung im Team mit. Der Unterschied zu einem reinen CRM: Jeder Lead kommt mit Herkunft und Website-Verhalten an. Für die Kundenverwaltung von Online-Shops ist es nicht gebaut.
Kann ich Leads aus meinem alten CRM übernehmen?
Ja, als CSV- oder JSON-Datei, eine Vorlage für die Spalten liegt bereit. Importierte Leads kommen ohne Sitzung und Kampagne an, ihre Herkunft bleibt also offen. Markiere sie mit einem Schlagwort, dann trennst du sie in Auswertungen von neuen Leads. Hilfe beim Umzug bekommst du über weTrace Consulting, ein Add-on.
Wie kommen Leads aus Facebook- und Instagram-Lead-Formularen ins CRM?
Über die Meta-Lead-Ads-Anbindung von weTrace oder per Zapier, beide Wege führen ins selbe CRM. Diese Leads entstehen in Facebook oder Instagram, ohne Besuch auf deiner Website. Als Herkunft steht deshalb Meta Lead Ads am Lead, nicht eine Sitzung. Ab dann laufen Score, Verteilung und Aufgaben wie bei jedem anderen Lead.
Wie viele Personen können im CRM arbeiten?
Im CRM von weTrace arbeiten in Scale bis zu fünf Personen, in Enterprise bis zu zehn. Leads weist du einzelnen Personen zu, lässt sie reihum verteilen oder per Automation zuweisen. Jede Person sieht ihre Aufgaben und Erinnerungen in derselben Oberfläche. Wer nur mitlesen soll, etwa die Geschäftsführung, bekommt Übersichten per Link.
Wie bekommt der Vertrieb Website-Anfragen ohne Excel-Liste und Weiterleitung?
Der Vertrieb bekommt Website-Anfragen direkt im CRM von weTrace, ohne Liste und Weiterleitung. Formulare, Funnels und Buchungen legen dort einen Lead mit Kampagne, Keyword und den Seiten vor der Anfrage an. Auf Wunsch verteilt weTrace neue Leads reihum an das Team, eine Automation kann dazu eine Aufgabe anlegen. Ein Lead-Score zeigt, wer warm ist. Abtippen und Weiterleiten per E-Mail entfallen.
Wo liegen die Daten aus dem CRM von weTrace?
Deine Daten bleiben in Deutschland und der Schweiz. Konten, Formulare und Leads in der Schweiz, CRM-Daten in Deutschland. Die Daten gehören dir. Leads und Aktivitäten exportierst du in weTrace jederzeit als CSV oder JSON. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung erzeugst und unterschreibst du in der App.
Welche Kosten hat ein CRM, das jeden Lead mit Herkunft zeigt?
Bei weTrace ist das CRM im Tarif Scale enthalten: ab 2.160 € pro Monat, bei Jahreszahlung, oder 2.700 € bei monatlicher Zahlung. Pro Person zahlst du nichts extra, Scale umfasst bis zu fünf Nutzer. Dazu kommen zwei Domains, 5.000 Besucher am Tag sowie Formulare, Funnels, Termine und E-Mail.
Weiterlesen
Quellen
- weTrace: Engage – weTrace, 2026-11-07
- weTrace: Startseite, Datenschutz – weTrace, 2026-11-07
- weTrace: Preise – weTrace, 2026-11-07
Erst messen. Dann entscheiden.
Trag dich auf die Warteliste ein. Wir schalten Zugänge nach und nach frei und melden uns per E-Mail.
Scale gibt es ab 2.160 € pro Monat, bei Jahreszahlung.
- Zugänge werden nach und nach freigeschaltet
- Bestätigung mit einem 8-stelligen Code
- Nicht bestätigte Einträge löschen wir nach 30 Tagen